¿Reunión diaria o confesión diaria?

Imagínatelo. Son las nueve de la mañana y el equipo, todavía medio dormido, se reúne alrededor de una mesa o se conecta a una videollamada. Cada persona espera su turno, mira fijamente al Scrum Master (o al director del proyecto que hoy lleva ese sombrero) y confiesa sus pecados de las últimas 24 horas. «Perdóname, porque no terminé el módulo que prometí ayer…». Casi parece la escena de un confesionario. Mientras tanto, los demás se remueven en sus sitios: escuchan a medias y esperan el momento de su propia confesión.

Si te resulta familiar, no eres la única persona a la que le pasa. Las reuniones diarias de los equipos ágiles acaban convirtiéndose a menudo en sesiones de rendición de cuentas, o en incómodas confesiones en las que todos informan a una única figura de autoridad. Es una interpretación equivocada de los principios ágiles que deja sin vida lo que debería ser un encuentro breve para colaborar.

La reunión diaria debería ser breve y sencilla: quince minutos para que el equipo coordine su trabajo. Sin embargo, con demasiada frecuencia parece un interrogatorio. Hay quien siente que debe justificar su existencia cada mañana. En muchas organizaciones se confunde con una reunión de seguimiento: cada persona da su parte al jefe mientras los demás fingen interés. Con el tiempo empiezan a temerla y cuentan lo mínimo para salir del paso. Quienes hemos pasado por ahí le reconocemos cierta gracia a la escena. Casi oímos el diálogo: «Bendíceme, Scrum Master, porque he pecado. Ha pasado un día desde mi último commit». No es precisamente la manera de empezar el día que uno desearía para su equipo.

Qué suele salir mal

Algunos ejemplos que quizá reconozcas (prepárate):

Informar en vez de colaborar. Cada persona dirige su intervención al Scrum Master o al responsable.
Distinta persona, mismo parte. ¿Has estado en una reunión en la que dos o tres personas dicen prácticamente lo mismo? Es la ruleta de la repetición.
Mucho detalle y poca relevancia. La reunión se pierde cuando alguien se enreda en detalles que casi nadie necesita para decidir qué hacer hoy.
Pasarse de tiempo y agotar al equipo. El Daily Scrum dura como máximo quince minutos. Si se convierte en una prueba de resistencia de media hora o más, ya hemos salido del terreno de las reuniones breves para entrar en el infierno de las reuniones de siempre.
Ambiente de interrogatorio. El tono cambia cuando quien facilita el encuentro exige cuentas a cada persona o le pide que explique por qué algo sigue pendiente.

Para qué sirve la reunión diaria

Según las prácticas ágiles y el marco de Scrum, es un momento para que las personas compartan entre sí las novedades importantes y planifiquen juntas su jornada. Piensa en un equipo deportivo que se reúne unos instantes antes de reanudar el juego: todos necesitan conocer la jugada y saber si algún compañero necesita ayuda. Como dice una guía, el objetivo es poner al corriente al equipo con rapidez: «No es una reunión para repasar el estado del trabajo en detalle». El tono puede ser distendido e incluso divertido. Es una conversación entre compañeros, no un informe oficial para la dirección.

La propia Guía Scrum de 2020 presenta expresamente el Daily Scrum como una reunión del equipo. Es un encuentro de quince minutos para que los Developers, las personas que desarrollan el producto, coordinen su trabajo. No se organizó para que jefes o partes interesadas recogieran informes.

Cómo darle nueva vida

Hay pasos concretos para devolver el protagonismo a la colaboración y hacer que esta reunión resulte útil, incluso agradable:

Presentarla como una reunión del equipo. Recuerda a las personas a quién tiene que servirles. Anímalas a hablar entre ellas en lugar de dirigir su intervención exclusivamente a ti como Scrum Master.
Hablar del trabajo en lugar de pasar lista. Prueba a organizar la conversación en torno a historias, tareas o incidencias. Algunos equipos recorren el tablero: miran las tareas del tablero Kanban o del Sprint y comentan qué necesita cada una para avanzar.
Una actualización por elemento de trabajo. Si varias personas colaboran en una historia o tarea, no hace falta repetir la misma novedad. Los tres desarrolladores que están trabajando juntos en el inicio de sesión no tienen por qué contar lo mismo por separado.
Ser breves y dejar la resolución detallada para después. Una buena reunión respeta el tiempo de todos. Comparte la información necesaria para coordinar el día y deja los detalles para una conversación posterior entre las personas implicadas.
Facilitar que se pida ayuda. Tiene que ser seguro, e incluso deseable, decir «Estoy atascado con X» o «Necesito ayuda con Y». Esta es una de las funciones más importantes de la reunión.
Recordar a quién pertenece. Si eres Scrum Master, recuerda que la reunión es del equipo y para el equipo. Tu tarea consiste en facilitar la conversación.